הימים שלפני פסח מביאים איתם בכל שנה משב של סדר וארגון הבית מחדש, ניקיון של מה שכבר לא רלוונטי או בשימוש וגם הכנסת החדש.

העצירה הזו לארגן ולסדר את המרחב החיצוני חיונית כל כך ומפקסת אותנו ברמה הפנימית. היא מאפשרת לנו מרחב להתעמק בדברים החשובים באמת בתוכנו כמו הרגשות, הרצונות והחשק שלנו.

כשיש לי שקט חיצוני אני יכולה לצלול פנימה לתוכי ולהתמקד בהתפתחות שלי.

הבלאגן בראש 

בעוד אנחנו דואגים לעשות סדר וניקיון בבית בעונות המעבר, בעסק יש נטייה לחפף ודווקא בלאגן בעסק הוא אחד הדברים שמכבידים על הזרימה בעשיה שלנו. כי הבלאגן הוא לא רק בעיניים שלנו אלא גם בתוך הראש שלנו. 

אני לא יודעת מה איתך אבל כשאני מסתובבת עם ראש עמוס במשימות ובצבירות אז נתקעת. מכסת המוח שלי עולה על גדותיה ואז או שהכל נשפך החוצה בפיזור ובכאוס מוחלט או שאני קופאת במקום.

הסדר בעסק מאפשר לי ליצור מצב של קריאייטיב מס Creative Mess.

קריאטיב מס הוא מצב בו אני מרגישה שהכל פרוש ומסודר לפניי וכך יכולה ליצור. כמו אמנית שעומדת מול קנבס לבן ומלא צבעים ויש לה מקום, ספייס, לעשות בלאגן כדי ליצור את היצירה שלה.

בעסק היצירה שלנו היא פוסט, מוצר, פיתוח העסק, שיתופי פעולה ועוד. כדי שכל אלה יקרו בניחותא ובזרימה כדאי לסדר את הבסיס. 

יום במשרד

אמא שלי הייתה אומרת שמי שמנקה כל השנה לא צריך לנקות בפסח. פולני ככל שיהיה המשפט, הוא נכון. כשאני מתכננת כל שבוע, אני מגיעה לתכנון החודשי שלי מפוקסת ולתכנון השנתי עם אויר לנשימה ואפילו התרגשות לתכנן שנה שלמה. אם לא הייתי מתכננת כל שבוע אני מניחה שהייתי מגיעה לתכנון החודשי בלי לדעת עם מה להתחיל בכלל, שלא לדבר על התכנון השנתי שהופך למאיים במצבים בהם אין עקביות בתכנון.

אז כמו שהתכנון הופך להרגל שבועי וחודשי, כך גם ככל שהסדר והניקיון בעסק (שהתכנון קשור אליהם) יהפכו להרגל קבוע, לך יהיה שקט בראש ותוכלי להתמקד במה שהכי חשוב – ליצור בעסק שלך.

ריכזתי לך פה 7 הרגלים ששווה להטמיע בהתנהלות העסקית שלך פעם בשבוע או פעם בחודש כ"יום משרד" למען שמירה על רצף ועקביות שיאפשרו לך חופש תנועה וזרימה בעשיה. בהתחלה אם תעשי את כולם יחד זה יכול להרגיש הרבה, אבל אם את כרגע במצב של בלאגן בעסק אז זה לגמרי הזמן לעצור ולאפס את המערכת ומשם תתחילי מחדש.

הרגל מס' 1 – החמישייה הפותחת

ההרגל שאוסף את הדחיינות שלך ומחבק אותה הוא הרגל החמישיה הפותחת שהיא בעצם החמישייה הנגררת.

החמישיה הפותחת מתייחסת לחמשת המשימות הכי נגררות, הכי נמרחות, הכי "הייתי אמורה לעשות את זה לפני חצי שנה" שלך.

דחיינות היא תוצר של הימנעות, והימנעות היא תוצר של פחד. לפעמים הדחיינות תלווה אותנו עד הדקה ה-90 כי אנחנו יודעות ששם נבצע את המשימה בצורה הטובה ביותר (נטיה של נשות הפרפקציוניזם שלא רוצות להשאיר להם זמן לעשיה כי אז תעלה הביקורת העצמית), ולפעמים אנחנו פשוט לא נעשה, ובצדק. כשיש משהו שאני מפחדת ממנו, אני אמנע מלעשות אותו.

אז איך אפשר לפתור את זה? שחרור של דחיינות והימנעות מתחיל בהסכמה להרגיש את הרגשות שמסתתרים מתחת לפחדים. 

למשל יש לי שיחת טלפון בירורקרטית לעשות אבל אני מפחדת שלא אבין את השפה הבירוקרטית ואז ארגיש טיפשה.

או שיש סרטון שאני רוצה לצלם לערוץ יוטיוב אבל אני מפחדת שאתבלבל ולא אצליח להעביר את המסר וארגיש שאני לא טובה במה שאני עושה.

הרגשות הללו מבקשים להיות מורגשים כדי שיוכלו להשתחרר ממך אחת ולתמיד. כלומר, להסכים להרגיש טיפשה, מובכת, מבולבלת וכן, אפילו להסכים להרגיש לא טובה במה שאני עושה יכול להקפיץ אותי כמה וכמה רמות באיכות העשיה שלי. כי כשאין תלות וציפיות, אנחנו הופכות להכי טובות וממוקדות שיש.

בחמישיה הפותחת את בוחרת אחת לשבוע/חודש את חמשת המשימות הדחויות שלך, אלה שעדיין רלוונטיות ואת רוצה לחקור אותן לעומק – ועובדת לפי השלבים הבאים:

1. נכנסת פנימה ובודקת – מה הרגש שמסתתר מאחורי הפחד? מה המשימה הזו מבקשת ממך להרגיש? צפי בסרטון הזה, הוא יעזור לך.
2. אם חסר משהו ברמת הידע כדי לצלוח את המשימה, תעצרי ותלמדי.
3. מפרקת את המשימה לחתיכות פצפוניות ואפשריות.
4. משבצת ומתזמנת את החתיכות הפצפוניות בלו"ז שלך.

ככל שתקפידי לבצע את החמישיה הפותחת לעיתים קרובות, כך לא רק שתצברי ותדחי משימות פחות ופחות אלא גם תשתחררי מדפוסים ותפיסות שמעכבים אותך לגבי עצמך.

הערך העצמי שלך יתחזק ויעמוד בפני עצמו ללא תלות או אישור חיצוני. שווה, לא?

הרגל מס' 2 – מאינבוקס לאאוטבוקס

תיבת המייל. המקום בו אפשר לצבור הכל ושזה לא ישנה עד שנקבל התראה שלא נשאר מקום בזיכרון ואז משימת ניקוי המייל הופכת לפרויקט של יום שלם.

דמייני עולם בו את נכנסת לאינבוקס שלך ומחכים לך רק המיילים של היום.

נשמע כמו פנטזיה? וובכן, זה לגמרי אפשרי.

להגיע למצב כזה באינבוקס דורש סדר, ארגון ותחזוקה יומיומית שהיא לרוב קלה יותר ולוקחת שתי דקות ביום לעומת לסדר את תיבת המייל פעם בכמה חודשים. להטמיע את ההרגל של ניקוי המייל פעם ביום/בשבוע יעזור לשמור על רצף בריא של ארגון וניקיון בעיניים.

וזה מתחיל מארגון של המייל במצב הקיים היום, לאפס את המערכת.

איך לעשות את זה?

1. למיין את המיילים שאת רוצה לשמור בתיקיות יעודיות ותתי תיקיות (מצריך לפתוח תיקיות או לעשות סדר בתיקיות הקיימות).
2. לזרוק את המיילים של רלוונטים לך.
3. להסיר את עצמך מדיוורים שאת לא פותחת. 

אחרי שהמייל אופס אפשר לעבור למצב של הטמעת הרגל יומי/ שבוע, לבחור כבר עכשיו ולסמן מתי הפעם הבאה שתסדרי את המייל. 

הרגל מס' 3 – תקתוק תיקיות

אני לא יודעת מה איתך, אבל אצלי תיקיית הדאונלואד מורכבת ממיקס של דברים לא קשורים. היא מלאה בגרפיקות של העסק, מסמכים אישיים, מצגות של הקורסים שאני בונה ומתנות חינמיות למיניהן.

ממש כמו האינבוקס במייל, תיקית הדאונלואד היא המוקד שמחזיק הכל מהכל ללא הקשר והקושי מתחיל כשאת רוצה לשלוף מצגת מקורס או ממסמך רפואי ואת צריכה להתחיל לגלול בלי סוף בתיקיה כדי למצוא אותה. במקרה הטוב תמצאי אותה אחרי כמה דקות, במקרה הרע תתתלשי שערות ותאבדי את זה.

הרגל של תקתוק תיקיות מתחיל בבניית תיקיות מתאימות, כמו שעשית עם האינבוקס, להכנת הבסיס להרגל.

דוגמאות לתיקיות בעסק:

בירוקרטיה – קבלות, הוצאות, הכנסות

אתר – חלוקה לפי עמודי האתר – כל עמוד גרפיקות, תמונות ותכנים

דיוור – חלוקה לפי חודשים – גרפיקות ותכנים

קורסים – כל קורס וסדנה מקבלים תיקיה משלהם עם התוכן, המצגות והתמונות שלהם.

וכן הלאה.

כשיש לך תיקיות מתאימות כבר עשית את רוב העבודה ועכשיו נשאר מיון הקבצים בתיקיות, ולבסוף מחיקת קבצים לא נחוצים.

כך בפעם הבאה שתצטרכי לשלוף איזה מסמך, תמונה או מצגת, תדעי בדיוק לאן לגשת בעת הצורך.

ואם בא לך להגדיל ראש, מוזמנת לעשות את זה גם לתיקיות בדרייב/בענן שלך.

הרגל מס' 4 – בירוקרטיה

איך את מגיעה לדו"ח השנתי שלך? מבוהלת ומבואסת מכל הניירת שאת צריכה לאסוף?

עם ההרגל הזה את תדלגי כשרואה החשבון שלך יבקש ממך את המסמכים לדו"ח השנתי. 

פעם בחודש מומלץ לסגור חשבוניות שנדחו או מסמכים פתוחים אחרים, לאסוף הוצאות ולרכז אותם ולעשות חישוב וסיכום הוצאות, הכנסות ורווחים. את חישוב ההוצאות מומלץ לעשות ברמה השנתית ולחלק ל-12 כדי שתדעי לצפות כמה הוצאות יש לך במשוער בכל חודש.

רבות מידי העצמאיות שאני מכירה שלא מחשבות רווחים אלא מתייחסות להכנסה כאל רווח. בצורה הזו אפשר לפספס סכומים משמעותיים והבנה עמוקה יותר של העסק וגם מה צריך לשנות במידה וצריך.

תעשי את זה בסוף כל חודש וזה יקל על הנסיעה שלך לאורך השנה, תגיעח ליעד של הדו"ח השנתי רגועה וגם תהיי במודעות ובעירנות למה קורה בעסק שלך מבחינה פיננסית.

הרגל מס' 5 – שיפוצים

כאמור אנחנו לקראת פסח ואני זוכרת שפעם זה היה ממש נהוג לצבוע את הבית לפני פסח, ובכלל, עונות מעבר ידועות כעונות שיפוצי הבית.

וכמו שצובעים ומשפצים את הבית אחת לכמה זמן, צריך לעבור על הנכסים הדיגיטלים ולשפץ אותם אחת לכמה זמן. העסק שלנו משתנה בהתאם לשינויים שקורים בנו וזה טבעי שהכיוונים והתכנים שאנחנו עוסקות בהם ישתנו בהתאם.

אז בהרגל השיפוצים את עוברת על כל הנכסים שיש ברשותך – עמוד העסקי, אתר, ניוזלטר, קבוצות ופרופילים שונים ברשתות החברתיות – ולנקות מה שלא רלוונטי, להוסיף את מה שכן ולשנות את מה שצריך מבחינת עיצוב ותוכן.

זה הרגל שמבקש דיוק בנוגע ליחסייך עם העסק ולאן פנייך מועדות ולא אמור להתבצע בתדירות גבוהה (אם כן אז זה מצריך בדיקה מעמיקה של ההתנהלות והאסטרטגיה בעסק) ומספיקה פעם אחת ברבעון לעבור על הנכסים ולעשות שם סדר. 

הרגל מס' 6 – רשימת דיוור

זוכרת את הרגל האינבוקס בו הסרת את עצמך מרשימות תפוצה של עסקים שאת לא קוראת? אז את אותו הדבר, רק הפוך, תעשי בהרגל רשימת הדיוור שלך.

זה הרגע להסתכל בלבן שבעיני הנרשמים שלא פותחים את הדיוורים שלך ולהסיר אותם. 

דיוור הוא כמו מתנה בלתי צפויה, ואם המתנה לא נפתחת זה תוקע את האנרגיה שלך ומוריד את אחוזי הפתיחה שלך.

אם תסירי את מי שלא פותח את המייל, תעלי את אחוזי פתיחת המייל ותקבלי שיקוף כנה על הדיוור שלך.

לא בטוחה אם להסיר?

את יכולה לאסוף את כל מי שלא פתח את הדיוור שלך בחצי שנה האחרונה ולשלוח מייל שמתעניין בשלומם והאם הם רוצים להמשיך לקבל ממך דיוור. זה ייתן פתח ליצירת אינטראקציה וגילוי דברים חדשים.

הרגל מס' 7 – קורסים דיגיטליים

כמה קורסים דיגיטלים יצא לך לרכוש מאז שהקמת העסק שלך?

בכמה מהם באמת צפית?

כמה מהם שוכבים במרתפים החשוכים של הזכרון שלך?

באחד המפגשים של העסק ואני דיברנו על המצבים בהם אנחנו מרגישות אבודות, עמוסות ומבולבלות ואז רוכשות קורס שיווק, מכירות או כל דבר שיכול לתרום לנו בעסק, בעיקר מתוך חיפוש אחר פתרונות חיצוניים, מישהו אחר שיגיד לנו מה לעשות ואיך לצאת מהלופ שלנו.

הדבר הכי חכם שאפשר לעשות במצבים אבודים בעסק הוא לא לרכוש כלום ולהסכים להיות עם הבלבול והפיזור. ככל שתהיי איתם הם יתפוגגו ויאפשרו לך לבחור את מה שבאמת מדויק לך ויעזור לך כרגע. להיות צרכנית חכמה של העסק שלך. 

לקורס דיגיטלי צריך לבוא עם רצון ופניות להתחייב ללמידה ולא מתוך חיפוש אחר ישועה חיצונית. 

אז אם יש לך קורס אחד או שניים או חמישים שמחכים לך, בהרגל הזה תעשי רשימה של כל הקורסים שלך וארגני אותם לפי סדר חשיבות ודחיפות של מה את זקוקה לו כרגע. לאחר מכן תבחרי את הקורס הראשון איתו את מתחילה ותתזמני לך בלו"ז את השיעורים.

באותה נשימה, אם את מוצאת קורסים שכבר לא רלוונטים לך, מותר לשחרר אותם. זה שקנית קורס כי הוא התאים לך בזמן מסוים לא אומר שאת חייבת להשתמש בו היום אם הוא לא רלוונטי.

ובפעם הבאה שאת ניצבת מול קורס דיגיטלי תעצרי ותשאלי:

האם אני באמת צריכה את זה?

מה אני רוצה ללמוד ולהשיג בקורס הזה?

האם יש לי זמן ופניות רגשית להשקיע בו?

הסדר הוא דווקא לא הפואנטה

המטרה של שבעת ההרגלים היא כאילו לעשות סדר וארגון בעסק, אבל בפועל המטרה שלהם היא לגרום לך להרגיש טוב עם עצמך. להפסיק לכעוס ולהתבאס על עצמך, להתנהל בצורה מסודרת וגם להיות בקבלה לעצמך כשדברים מתבלגנים. הבלגן הוא טבעי ונחוץ כדי לעשות חשיבה מחודשת ואני לא מכירה עסק בו אין נקודה אחת לפחות מבולגנת במידה מה. 

תבחרי הרגל אחד להתחיל איתו ומשם תראי שהתחושות שלך לגבי עצמך ישתנו.