הגעת למאמר השני בסדרת המאמרים על תכנון כדרך להגשמה, וזה אומר שאת אמיצה ומוכנה להתמודד עם השלב הבא בתכנון השנתי שלך. במאמר הראשון בסדרה, עסקנו בשכבה הראשונה לתכנון שנתי שמורכבת מעוגנים אישיים ועסקיים. השכבה השניה מורכבת מפרויקטים שהם הקרקע להגשמת החלומות והרעיונות שלך.
Your mind is for having ideas, not holding them” – david allen"
יש רעיונות וחלומות שאנחנו מגשימות מעכשיו לעכשיו בטווח של שבוע-חודש, ויש כאלה בטווח של חודשים עד שנה. כך או כך, רוב הרעיונות, החלומות וההגשמה העסקית סובבת סביב פרויקטים. וכמו שציינתי במאמר הקודם, גם פה חשוב למצוא את הדרך שנוחה ונכונה לך לעבוד על פרויקט, הדרך שמתכתבת עם ההיגיון שלך.
במאמר הבא אתן לך בסיס לפרויקטים ומשם תוכלי לעצב את הפרויקטים שלך איך שנוח לך.
שכבה שניה: פרויקטים
פרויקט הוא כל דבר שיש לו מטרה ויש בו יותר ממשימה אחת עם יחסי תלות בין המשימות. לצאת לאור עם סדנה חדשה, לבנות מערך שיווקי ואפילו הכנת ארוחת ערב זה פרויקט. למעשה, אנחנו מפרקות ומבצעות פרויקטים בשוטף בלי להיות מודעות לכך, לכן תהיי בטוחה שהיכולת כבר קיימת אצלך. כשמדובר בפרויקט עסקי, יש חשיבות להתאמת הפרויקט להתנהלות שלך.
אתייחס כאן לשני סוגים עיקריים של פרויקטים בשביל התכנון השנתי: פרויקט ממוקד ופרויקט מתמשך.
פרויקט ממוקד
לפרויקט ממוקד יש נקודת התחלה, נקודת סיום ומטרה. אם ניקח לדוגמה ארוחת ערב – יש את הזמן בו תתחילי לבשל (נקודת ההתחלה), הזמן בו תתיישבי לאכול (נקודת הסיום), וביניהם את כל המרכיבים והפעולות שתצטרכי לעשות כדי לייצר ארוחת ערב, שהיא המטרה.
אם את רוצה להרכיב מוצר חדש, נקודת ההתחלה תהיה תחילת בניית המוצר (או התכנון שלו) ונקודת הסיום תהיה מתי שהמוצר יצא לאור ומשם תתחילי פרויקט חדש שכולו שיווק, פרסום והפצה.
אם את משיקה קורס חדש, נקודת ההתחלה תהיה מתי שתתחילי לבנות את הקורס (או לדמיין אותו) ונקודת הסיום תהיה מתי שיתחיל הקורס עם תוספת נקודת סיום למתי שיסתיים הקורס.
על ציר הזמן בין נקודות ההתחלה והסיום קיימות נקודות ביניים שמסמלות שלבי התקדמות בדרך, כמו מעין תחנות עצירה במסלול שלך – הנקודה בה סיימת להכין את הקורס, הנקודה בה התחלת לשווק וכו'. לנקודות הביניים יש משמעות רבה כי הן מייצגות קצב ההתקדמות שלך בפרויקט והאם יש סטיה בקצב, או במילים אחרות – האם נכנסת לעיכוב.
פרויקט מתמשך
לפרויקט מתמשך אין נקודת סיום מוגדרת אך בהחלט יש לו מטרה והוא משתנה תוך כדי הליכה בהתאם לשינויים בעסק ובחיינו. אפשר לומר שפרויקט מתמשך מוטמע באופן טבעי כחלק מההתנהלות השוטפת בשגרה העסקית.
פרויקטים מתמשכים הם שיווק, הניהול הבירוקרטי של העסק ותחזוקה שוטפת של מוצרי הבסיס איתן את רצה לאורך השנה.
איך לגשת לפרויקט?
לרוב כשיש לנו רעיון אנחנו נתחיל אינטואיטיבית לכתוב את כל מה שצריך לעשות כדי לממש אותו, נבדוק אם הוא מסתדר בלו"ז ונפזר את המשימות תוך כדי שכבר התחלנו לרוץ איתו. סך הכל זו דרך לא רעה בכלל אבל אפשר לשפר אותה ואת התוצאה אם מעמיקים בה.
שלבים לפירוק פרויקט:
- סיעור מוחות – שלב מחשבתי כיפי שמטרתו להריץ אפשרויות וגם לזהות נקודות בעייתיות ופתרונות פוטנציאלים אם יש צורך. בשלב הזה נוצרות משימות שקשורות לפרויקט באופן טבעי מעצם החשיבה עליו, רק בצורה מבולגנת. מומלץ לערוך את השלב הזה עם עט ודף כדי לאפשר זרימה מחשבתית ועבודה מוחית מוצלחת ולכתוב את כל מה שעולה, גם אם נראה לא קשור או טיפשי, אין לך מושג לאן הוא יכול להוביל בפלואו המחשבתי.
- מיפוי – איסוף של כל המשימות שנוצרו בשלב הסיעור מוחות וארגון ותיעדוף של אלו שרלוונטיות לפרויקט לפי סדר חשיבות. יש לשים לב בתיעדוף למשימות שתלויות אחת בשניה כדי להתקיים.
- חלוקה לספרינטים – כשמדובר בפרויקט ארוך, מומלץ לחלק אותו לספרינטים של משימות ולעשות עצירת בקרה בין ספרינט לספרינט כדי לבדוק שאת מתקדמת כמו שאת רוצה, לטפל בבלת"מים ולעשות שינויים אם יש צורך בכך.
- קביעת דדליין – אם הפרויקט סובב סביב אירוע מסוים כמו חג או יום הולדת, אז הדדליין כבר נקבע ולא ניתן לשינוי. אך אם הפרויקט אינו סובב סביב אירוע מוגדר, יש לך הזדמנות לבחור דדליין שמחובר להעדפות האישיות שלך בהתאם ללוח הזמנים שלך.
כדי לקבל תמונת מצב ולבחור דדליין ריאלי אפשר לפזר את המשימות במרווחים שנראים לך הגיוניים ולראות מתי הן מסתיימות. או במילים אחרות – לאן שתגיעי בסוף, שם הדדליין שלך.
דרך נוספת לבחירת דדליין היא לבחור דדליין שמרגיש לך נכון בבטן וללכת אחורה עם המשימות מהסוף להתחלה עד שתגיעי לנקודת ההתחלה שלך. אם יש צפיפות את יכולה להזיז את הדדליין מעט קדימה.
באופן אישי אני אוהבת את הדרך השניה כי היא קשובה למה שמרגיש לי נכון וגם יוצרת התחייבות ביני לבין עצמי ומשאירה פחות מקום "למרוח" את המשימות.
שימי לב שפרויקט עם דדליין שאינו תלוי באירוע חיצוני והוא מתוך בחירה פנימית הוא נזיל. כלומר, הבחירה אצלך ויש לזה יתרונות עצומים כמו תנועה בקצב שמתאים לך ולעבוד באינטואיטיביות ובקשב. אבל אם יש לך נטיה להימנעות ודחיינות זה יכול ליצור העדר התחייבות ולגרור מצב בו הפרויקט לא יקרה והרעיון/חלום שלך יתעופף ברוח.
- תזמון ושיבוץ בפרויקט ממוקד – אחרי שיש לך דד ליין ורשימת משימות מאורגנת, את יכולה לסמן בתכנון השנתי את נקודת ההתחלה והסיום של הפרויקט. אם הדדליין של אחד הפרויקטים הוא במרחק של חצי שנה מעכשיו (למשל סדנה לכבוד חג הפסח) ואת מעריכה שההכנה שלו תיקח חודש, אין הכרח לשבץ מעכשיו את המשימות, אבל כן לכתוב בתכנון השנתי שלך כמה זמן שאת צריכה לפני הדדליין "התחלת פרויקט X". מעין הקדמה להתחלה. ברגע שהפרויקט מסומן לך עם דדליין כעוגן קל יותר להיערך אליו. את רשימת המשימות אני ממליצה לשמור בנפרד ולשבץ בתכנון החודשי (או לאורך כמה חודשים, תלוי במשך הפרויקט) על מנת לא להעמיס על התכנון השנתי. כשתגיעי לחודש של הפרויקט שלך, תגזרי אותו מהתכנון השנתי והכל כבר יהיה לך מוכן, רק נשאר לבצע.
- תזמון ושיבוץ בפרויקט מתמשך – כאמור בפרויקט מתמשך המשימות הופכות לחלק מהשגרה העסקית שלך ועובדות במחזוריות בהתאם למחזוריות שלך, האישית, הנשית והעסקית. כך למשל אם בנית לך תכנית לשיווק, היא יהפוך להיות חלק מההתנהלות השוטפת היומיומית ותיכנס לתכנון היומי שלך.
קחי בחשבון שלאורך הדרך תגלי עוד דברים שתצטרכי לעשות בפרויקט ולא חשבת עליהם, במיוחד אם מדובר בפרויקט שאת עושה בפעם הראשונה. לכן מומלץ לשבץ את המשימות בתזמון ריאלי ומרווח בהתאם לחיים האישיים שלך. תשקיעי את הזמן והמחשבה בפירוק פרויקט ותימנעי התבחבשות בהמשך הדרך על התלבטויות או פספוסים.
כשמדובר בפרויקט שהוא מוצר, ספרי עליו לקהל שלך אפילו אם עוד לא התחלת לעבוד עליו. עצם השיתוף כבר ייצור בתוכך מחויבות ותוכלי לייצר עניין מטעם הקהל שידרבן אותך להמשיך.
דרך התבנית הפשוטה הזו את יכולה ליצור לך סדר וקרקע יציבה יחד עם משחקיות וחקירה של הדרך שמאפשרת לך לעבוד בקלות ומוציאה ממך את היצירתיות והמיטב שלך. אל תפחדי להשתעשע, בשביל זה אנחנו פה.
הכנת הפרויקטים ושילובם בתכנון השנתי
בחרי פרויקט אחד ממוקד ופרויקט אחד מתמשך. עבדי ופרקי אותם לפי השלבים ותראי איך הם מתחברים לבסיס של התכנון השנתי שיצרת. גם פה ממליצה לפרוש את הכל ממבט על כדי לראות חיבורים ו/או התנגשויות וצפיפות אפשרית ולתכנן בהתאם כדי שתוכלי לנוע בקלות ולא במאמץ.
זה חלק קריטי בתכנון השנתי ממנו נגזרת ההתנהלות היומיומית שלך. שווה להשקיע בו ♥
במאמר הבא נרד לרזולוציות של התכנון החודשי בהיבט של המחזוריות הנשית והפנימית ויצירת תבנית עבודה מותאמת אישית.
