כשעלה לי הרעיון לכתוב מאמר בנושא איך לערוך תכנון שנתי לשנה החדשה, חשבתי לעצמי שזה יהיה קלי קלות. כל המידע קיים בתוכי ואני רק צריכה לשפוך אותו החוצה. התחלתי לכתוב לי ראשי פרקים ונקודות חשובות להתייחס אליהן, ופתאום נתקעתי. אני עורכת תכנון שנתי באוטומט כבר שנים, ופתאום שמתי לב כמה מרכיבים יש בפרקטיקה של תכנון שנתי. ממש כמו בנהיגה כשיש מלא פעולות שאנחנו עושות באוטומט אחת אחרי השניה ובלעדיהם לא נצליח לנהוג, אותו הדבר לגבי תכנון שנתי. זה בעצם לפרט בכתב איך לנהוג.
לכל אחת יש תנאים אחרים בנהיגה, כל אחת מגיעה עם מזג אחר ומחשבות שונות. אחת אוהבת לשיר תוך כדי נהיגה והשניה אוהבת שקט מוחלט. לאחת יש ילדים במושב האחורי ולשניה יש שני כלבים. לאחת יש רכב מיני ולשניה אולי בכלל יש טנדר. אבל מה שמשותף לכולן הוא הנהיגה. וזה בעצם התכנון השנתי. הבסיס שברגע שיש לך אותו, את יכולה להתחיל לנסוע ולתת תשומת לב לכל מה שחשוב לך בדרך.
תכנון שנתי מאגד בתוכו את כל החיים שלנו, והחיים, הם עניין מורכב.
יש נטיה לחשוב שיש שיטה או תבנית שתתאים לכולן אבל האמת היא שאין. פשוט כי לכל אחת יש מורכבות אחרת בתוכה, פעולות הנהיגה זהות, אבל איך תקיימי אותן זה כבר תלוי בך וצריך להיות מותאם אלייך.
לכן אני לא הולכת ללמד פה שיטה או תבנית. אני כן הולכת ללמד אותך איך לפרק את המורכבות של החיים כך שתוכלי להרכיב בסיס ולארגן אותו בצורה שהגיונית ומותאמת אלייך, ושתסגלי מיומנות שתאפשר לך להתנהל בצורה נבונה וקשובה יותר לעצמך. לא מתוך רצון "להספיק" הכל, או שהכל יהיה מתוכנן (זה בלתי אפשרי), אלא מתוך רצון לחיות חיים מלאי כוונה והגשמה.
בהירות, סדר וארגון נעשים בשכבות, וכך גם מחולקת סדרת המאמרים הבאה (זה התחיל ממאמר אחד ואיכשהו התפתח למפלצת תכנון 😅). בכל מאמר תפגשי משימה שתקדם אותך צעד אחד קדימה לבניית התכנון שלך. זה תהליך שמצריך הלוך ושוב עד שכל החלקים יפלו במקום, הקשבה וכנות. המון כנות מול מה קורה בחייך ומה את רוצה שיהיה אחרת.
ובנימה אישית, אני אישה מבולגנת. הארונות שלי לרוב הפוכים וגם לי יש מגירה עמוסה בדברים שלא בא לי לטפל בהם עכשיו (יאמר לזכותי שבחרתי מגירה קטנה מראש כדי לא לאפשר לעצמי לצבור). אה וגם יש לי הפרעת קשב. מבחינתי זה לא פרמטר ביכולת תכנון שלי, לא כי יש לי את היכולת הזו, אלא כי זו יכולת שכל אחת יכולה ללמוד ולסגל לעצמה. אם בכל משימה פה יעלה לך 'אבל, יש לי X' כסיבה למה את לא יכולה, אז את באמת לא תוכלי לעשות. ואנחנו עושות את זה המון עוד לפני שאנחנו מנסות וזה משאיר אותנו סגורות ונעולות במקומנו.
תיפתחי ותנסי. תטעי ותנסי שוב. אף אחד לא מחלק ציונים או מודד זמנים. תחושת הרווחה שתהיה לך ברגע שהתכנון קיים שווה את המאמץ של לצאת קצת מאזור הנוחות ולנסות משהו חדש.
בהיותי הבלאגניסטית שאני, תכנון שנתי מספק לי קרקע יציבה ושקט. הבסיס נותן לי פנאי בראש להגשים את מה שהלב שלי רוצה וליצור כמה שיותר במקום להתלבט, להתפזר ולפספס את היום יום שלי. בנוסף, התכנון משקף לי איפה אני נמנעת ויש דפוסים שמבקשים להשתחרר. אני נותנת תשומת לב לעצמי, לעצב את החיים שלי לפי מה שחשוב לי באמת. (והם לא ארון מסודר. אם כי זה נחמד לפעמים).
יאללה, שנתחיל?
זה הכל נגזרות של החיים
החיים שלנו הן נגזרות. כל דבר שקורה, קורה בעקבות משהו אחד ומשפיע על משהו אחר. באותה הדרך התכנון השנתי משפיע עד לנגזרת של התכנון היומי ולהיפך. התכנון היומי נגזר מהתכנון השבועי שנגזר מהתכנון החודשי שנגזר מהתכנון הרבעוני ו/או השנתי שלך. ממש בבושקה של תכנון. כל משימה שביצעת היום קשורה או תשפיע על התמונה הגדולה שלך, בין אם היא מתוכננת או לא.
האם זה אומר שכל הזמן צריך לראות את החיבור הזה בין המיקרו למאקרו? ממש לא. יש נקודות שנצליח לחבר רק בדיעבד. אבל כן אפשר ורצוי להשתמש ביתרון של מה שניתן לצפות מבעוד מועד ושל מה שאת רוצה להגשים ולייצר את החיבורים מראש.
מבט מלמעלה
תכנון שנתי יכול להישמע כמו צמד מילים מפחיד ומאיים אבל האמת היא שהוא אחד הדברים המייצבים שאת יכולה ליצור בחייך. הוא יספק לך קרקע לעמוד ולצעוד עליה, וגם לנוח עליה בעת הצורך ויוריד ממך המון עומס.
אפשר להסתכל על תכנון שנתי כעל אסופה של 12 תכנונים חודשיים שמתמלאים תוך כדי הליכה. לעולם לא נדע את הכל מראש, אבל כמו בכל מחזוריות, תמיד יהיו דברים קבועים שחוזרים על עצמם בכל שנה. זו דרך תכנון הכי מחוברת לטבע שיש. ממש כמו היום והלילה, הירח שמתמלא ומתרוקן, עונות השנה והמחזוריות הנשית, אנחנו נמצאים במחזוריות אינסופית ועל אף שלא הכל נראה אותו הדבר בכל מחזוריות, הבסיס נשאר זהה ויש בתוכנו המון ידע על מה שעומד לבוא.
שכבה ראשונה: עוגנים אישיים ועסקיים
כשאני ניגשת לתכנון בכלל ולתכנון השנתי בפרט אני מתחילה תמיד בהתייחסות לעוגנים שקיימים בחיי.
עוגנים מייצגים פעילויות ואירועים שתחומים בזמן וידועים מראש. הם יכולים להיות כאלה שאנחנו קבענו לעצמנו או שהם קולקטיביים כמו החגים. עוגנים שנתיים מייצגים פעילויות ואירועים שחוזרים על עצמם כל שנה.
דוגמאות לעוגנים שנתיים: חגים, החופש הגדול, חתונות, ימי הולדת, בדיקות רופאים, משימות מחזוריות (טסט לרכב, חידושי ביטוח, דו"ח שנתי בעסק וכו').
לעומת זאת עוגנים חודשיים מייצגים פעילויות ואירועים שיכולים להשתנות מחודש לחודש: פגישות, חוגים, אירועים חברתיים, הופעות וכו'.
וכך יש גם עוגנים יומיים שבונים את השגרה היומית, עוגנים שבועיים ואפילו עוגנים רגשיים שאנחנו מייצרות לעצמנו.
למה ההפרדה בין השנתי לחודשי?
התכנון השנתי מייצג את המאקרו המחזורי והתכנון החודשי מייצג את המיקרו המחזורי והמשתנה. כלומר, בתכנון השנתי נכנסים רק עוגנים שחוזרים על עצמם כל שנה. למשל, ראש השנה הוא עוגן שנתי וגם ביקורת אצל שיננית פעם בחצי שנה. אבל אם החלטת השנה לעשות חוג קדרות או פילאטיס, הם יהפכו לעוגן חודשי ולא ייכנסו לתכנון השנתי שלך. כשאני ניגשת לתכנן את החודש שלי, אני קודם כל בודקת מה קורה בו בהיבט השנתי. ההפרדה מאפשרת לי לתכנן את החודש בצורה חכמה וקשובה יותר. כך למשל אם ברמה השנתית יש לי חודש עם הרבה אירועים אני אפחית בו עבודה ופעילויות ברמה החודשית.
איך החיבור נראה בפועל?
אפשר לראות בתמונה שהתכנון השנתי מורכב מעוגנים קבועים שחוזרים על עצמם בכל שנה (לכן מספיק לערוך תכנון שנתי פעם אחת ולשכפל אותו), ואילו התכנון החודשי של ספטמבר שנגזר מהתכנון השנתי, מורכב מהעוגנים הקבועים השנתיים בתוספת העוגנים החודשיים שמשתנים, במקרה הנ"ל – חוגים. המאקרו תמיד יהיה רחב ומרווח יותר לעומת המיקרו בו ניכנס לרזולוציות של היום יום.
תכנון שנתי ספטמבר – ראש השנה, יום הולדת.
תכנון חודש ספטמבר – ראש השנה, יום הולדת, חוג קדרות, חוג פילאטיס.
פשוט, נכון?
הכנת תכנון שנתי ובסיס להמשך
- ערכי רשימה של העוגנים השנתיים שלך – ימי הולדת, משימות מחזוריות (למשל, תשלומים קבועים), בדיקות, אירועים וכל דבר שחוזר על עצמו בכל שנה לפי חודש או תאריך מפורט בפן האישי ובפן העסקי בחייך.
*שימי לב שגם משימה של "לקבוע משהו" (בדיקה,פגישה) שקורה בכל שנה נחשב לעוגן.
- קחי דף גדול וחלקי אותו ל-12 ריבועים לפי החודשים. ניתן לעשות זאת בגוגל קלנדר כמו בתמונה המצורפת אבל בשביל הפעם הראשונה יש חשיבות לראיה ממבט על כדי לראות איך הכל מתחבר וגם לכתיבה הידנית. כשאת כותבת את הדברים ידנית, את יוצרת מחויבות מול עצמך ונוצר מצב של החלטה, בחירה, כוונה והבנה של חשיבות הדבר. את לא תכתבי "סתם" דברים שהם לא רלוונטיים וכך הבסיס יהפוך לנקי וממוקד במה שבאמת חשוב.
אחר כך תמיד ניתן להעביר את הנתונים לכל תוכנה שנוחה לך, זה מה שאני עשיתי בגוגל קלנדר.
- פזרי את העוגנים השנתיים במועד הנכון על הלוח. עזבי את הדף וחזרי אליו לאחר זמן מה לראות אם יעלו עוד דברים שנשכחו בדרך.
חשוב! אם הלוח נהיה צפוף מידי יש מצב שהכנסת בטעות עוגנים חודשיים.
כשתסיימי יהיה לך בסיס שילווה אותך לאורך כל שנה, כל שנה. בדרך יכולים להתווסף או להימחק עוגנים אבל לרוב הוא נשאר אותו הדבר.
במאמר הבא נדבר על השכבה השניה בתכנון הלוא הם הפרויקטים, הרעיונות והחלומות שלנו בהיבט השנתי.
